Overheidsinstanties en overheidsorganen die persoonsgegevens verwerken zijn verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De AVG biedt de mogelijkheid om één FG aan te stellen voor verschillende dergelijke instanties of organen, met inachtneming van hun organisatiestructuur en omvang. Vooral voor gemeenten met een vergelijkbare omvang en aandachtsgebieden is dit een aantrekkelijke keuze. De FG moet makkelijk bereikbaar zijn. Dit is nodig voor een goede en efficiënte uitoefening van zijn taken (zoals fungeren contactpersoon als het gaat om verwerkingen van persoonsgegevens en het toezien op naleving van de AVG).

De FG kan ook andere taken en plichten vervullen. De verwerkingsverantwoordelijke of verwerker dient er echter voor te zorgen dat de FG alleen andere taken en plichten worden toevertrouwd, als deze geen aanleiding geven tot enig belangenconflict. Een FG mag niet de doelen en middelen voor gegevensverwerkingen bepalen (dit kan bijvoorbeeld zijn als de FG ook een managementfunctie heeft). Bij het houden van toezicht op naleving van de AVG zou hij zijn eigen vlees keuren. Ook kan de FG de gemeente niet in de rechtbank vertegenwoordigen wanneer het een zaak over gegevensbescherming betreft.

Om (de schijn van) een belangenconflict te voorkomen, doen verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers er goed aan om een aantal zaken vast te leggen:

• Bepaal welke posities incompatibel kunnen zijn met de functie van FG;
• Stel interne regels op om belangenconflicten te vermijden;
• Geef daarbij een meer algemene uitleg over belangenconflicten;
• Verklaar dat de FG geen belangenconflict heeft in zijn functie als FG, zodat ook anderen zich bewust zijn van dit vereiste;
• Neem in het organisatiebeleid waarborgen op en zorg dat de vacaturetekst voor de FG functie voldoende gespecificeerd is om belangenconflicten te vermijden.

Eén FG voor meerdere gemeenten

Ook bij het inhuren van een externe FG is het belangrijk dat er geen belangenconflict is. Met het oog op de juridische transparantie en goede organisatie en om belangenconflicten bij de leden van het team te vermijden, wordt aangeraden om de taken binnen het team van de FG duidelijk vast te leggen, als ook voor iedere gemeente één enkele persoon als hoofdcontactpersoon en ‘verantwoordelijke’ aan te stellen.  

Eén FG voor meerdere overheidsorganen binnen een gemeente

Daarnaast zijn er binnen één gemeente meerdere overheidsorganen die verantwoordelijke zijn als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens:

• De burgemeester: gegevensverwerkingen aangaande zijn veiligheidstaken;
• De raad: gegevensverwerkingen door de griffie, de raadscommissies en alle HRM-verwerkingen;
• Het college van burgemeester en wethouders: alle overige gegevensverwerkingen.

De burgemeester, de raad en het college moeten ieder een FG aanstellen. Bij één gemeentelijke FG dient de aanmelding bij de Autoriteit persoonsgegevens voor ieder van deze overheidsorganen te geschieden.

Heeft u een FG nodig voor uw gemeente, samenwerkende gemeenten of meerdere overheidsorganen? AVG Juristen ondersteunt uw organisatie graag. Neem contact met ons op via het contactformulier, per e-mail (kantoor@avgjuristen.nl) of bel ons op telefoonnummer 030 – 78 52 791.

Download hier onze brochure. Lees hier meer informatie over de aanwijzing van een functionaris gegevensbescherming binnen een gemeente die de VNG publiceerde.

Dit artikel is een hulp. Het bericht wordt met aandacht samengesteld, maar aan de informatie kan geen enkel recht worden ontleend.